Årets gang i din forening - under opbygning

Herunder finder du alle vigtige datoer og tidsfrister din forening skal være opmærksom på. Skemaet viser hvilke måneder der er ansøgnings- og indsendelsesfrister samt udbetalinger.

Grupper/roller og foreningstyper

Grupper/roller

I Lolland Kommune tildeles foreninger en af følgende grupper/roller:

Frivillige folkeoplysende foreninger
Aftenskoler
Distriktsforeninger
Kulturelle foreninger
Anden forening
Sociale- og patientforeninger

Foreningstype

Hver forening tildeles en foreningstyper, som tildeles på baggrund af foreningens aktiviteter:

Aftenskole
Borger- og beboerforeninger
Frivillig folkeoplysende forening
Frivillig social forening
Grundejerforeninger
Handicapidrætsforeninger
Idrætsforening
Kulturforeninger
Patientforeninger
Pensionist- og ældreforeninger
Politiske foreninger
Spejder
Øvrige

Tilskud og puljer

På Lolland Kommunes hjemmeside er en oversigt over tilskudsmuligheder, puljer og priser i Lolland Kommune samt ideer og hjælp til fundraising.

Læs mere om Lolland Kommunes tilskud og puljer.

Regnskab og revisionspåtegning

Aftenskoler aflægger regnskab på afregningsskema for tildelte tilskud inkl. debatskabende aktiviteter, og hvis foreningen har haft aktiviteter tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer.

I regnskabet skal fremgå deltagernes samlede egenbetaling. Afregningsskemaet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.

Særskilt dokumentation - som bilag til afregningsskemaet vedlægges særskilt dokumentation/regnskab for evt. afholdte debatskabende aktiviteter, fleksible tilrettelæggelsesformer og ø-pulje tilskud.

Tilskud skal betales tilbage til Lolland Kommune, Folkeoplysningsudvalget, hvis betingelserne for at modtage tilskud ikke bliver opfyldt. Tilskud er altså først endeligt, når forudsætningerne for tilskuddet er dokumenteret.

Der reguleres ikke for beløb under kr. 500. Det betyder, at henholdsvis ekstra betaling eller tilbagebetaling på under kr. 500 ikke foretages.

Tidsfristen for indsendelse af afregningsskema er 1. maj i året efter tilskudsåret.

Hvis afregningsskemaet ikke modtages til tiden, sender Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice én rykker med en svarfrist på 14 dage.

Modtages afregningsskemaet, eller ansøgning om udsættelse af regnskabsaflæggelsen ikke inden fristens udløb på 14 dage, kan tilskuddet bortfalde både for regnskabsåret og budgetåret.

Foreningens revisor skal påtegne afregningsskemaet, som indeholder oplysning om, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med lovgivningen på folkeoplysningsområdet.

Foreninger, der modtager tilskud på mindre end kr. 750.000 årligt, kan vælge at lade en folkevalgt revisor revidere regnskabet.

Regnskaber for større tilskud, over kr. 750.000 årligt, skal revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Erklæring om indhentelse af børneattest samt samtykke for GDPR

Erklæring om indhentelse af børneattest

Kravet til forening om indhentning af børneattest er indført for at udelukke bl.a. pædofildømte fra at have kontakt med børn i foreningsregi.

Alle godkendte foreninger inkl. aftenskoler, skal når de ansøger om tilskud eller lokaler, overfor kommunen erklære, at de vil indhente børneattester, når dette kræves. Det kræves, når foreninger har - eller senere vil kunne få - ansatte eller beskæftige personer, der i foreningen har direkte kontakt med børn under 15 år. Bemærk at det ikke er et krav om, at foreningerne skal indsende børneattesterne til kommunen. Foreningen skal indhente og opbevare attesterne. Og det er dét som foreningen skal meddele kommunen, at den vil gøre. Det må kraftigt understreges, at hvis foreningen ikke oplyser, at den vil indhente børneattester, når dette kræves, skal den udelukkes fra tilskud og lokalelån, indtil forholdet er bragt i orden.

Erklæringen kan udfyldes på følgende måder:

Log ind på Lolland Kommunes Foreningsportal og sæt kryds i erklæring om indhentelse af børneattest.

Send erklæring om indhentelse af børneattest via Virk.dk.

Erklæring om samtykke for GDPR

I forbindelse med at du opretter dig som bruger i Lolland Kommunes bookingsystem har Lolland Kommune modtaget personoplysninger om dig, som vi er dataansvarlig for.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

Kommunikation i forbindelse med en booking (bekræftelse, afbooking og anden kommunikation)
Udsendelse af nyheder i forhold til bookingsystemet om opgaver relateret hertil.

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til parter på den facilitet i Lolland kommune du har booket, for hvem det er relevant at vide, at du benytter et givent lokale/areal. Du vælger selv i din profil om du ønsker at offentliggøre oplysningerne på den offentlige bookingportal.

Lokalebooking

Booking af kommunale lokaler og udendørsanlæg foregår i Foreningsportalen. Der er tre typer bookinger:

Enkeltbooking

Enkeltbooking benyttes hvis du har én booking en enkelt dag.

Herunder kan du se eksempler på enkeltbooking

Lørdag den 8. oktober 2022 kl. 10.00 - 14.00, arrangement.
Tirsdag den 7. marts 2023 kl. 19.00 - 21.00, generalforsamling

Seriebooking

Seriebooking benyttes hvis du har bookinger over længere tid.

Herunder kan du se eksempler på seriebooking

Hver mandag kl. 17.00 - 18.30 fra oktober til april.
Hver anden (tredje, fjerde osv.) lørdag kl. 10.00 - 12.00 fra november til juni.
Første onsdag i hver måned fra kl. 16.30 - 19.00 fra september til januar.
Hver tirsdag og torsdag kl. 19.00 - 20.30 fra august til december.

Sæsonansøgning/sæsonbooking

Sæsonbooking benyttes hvis du har bookinger over længere tid og ønsker at være med i den årlige lokalefordeling.

Sæsonbooking perioden er åben fra 1. februar til og med 31. marts. Fra 1. april og frem til og med juni, kan der ikke oprettes enkelt -og seriebooking, som ligger efter 1. august, da sæsonansøgningerne fordeles først.

Herunder kan du se eksempler på sæsonbooking

Hver mandag kl. 19.00 - 21.30 fra oktober til april.
Hver anden (tredje, fjerde osv.) lørdag kl. 10.00 - 12.00 fra september til juni.
Første onsdag i hver måned fra kl. 16.30 - 19.00 fra september til februar.
Hver tirsdag og torsdag kl. 19.00 - 20.30 fra august til maj.

Annuller søgte tider som ikke benyttes

Hold der alligevel ikke skal starte eller sæsonen slutter tidligere end bookingen viser, meddeles hurtigst muligt. Lokalerne stilles til rådighed for andre foreninger/brugere, som ønsker flere kvadratmeter til deres aktiviteter.

Afmelding er meget vigtig, så ubenyttede lokaler ikke står åbne. Findes lokalet gentagne gange stående ubenyttet uden forudgående afmelding, kan fremtidig lokalebenyttelse inddrages.

Medlemstal

Hold jeres forening opdateret med nyeste medlemstal hvert år. Indberet medlemstallene under "rediger foreningsoplysninger"

Prioritering af brugere

Folkeoplysningsloven giver en forholdsvis klar overordnet beskrivelse af, hvordan Lolland Kommune skal prioritere ledige kommunale lokaler og udendørsanlæg til fritidsbrugere:

Handicappede brugere, hvis lokalet er særligt egnet til aktiviteten
Foreninger med aktiviteter for børn og unge
Aftenskoler
Aktiviteter for voksne

Midlertidig overnatning

Ansøg om midlertidig overnatning

Pr. 1/1 2022 er der kommet nye regler omkring midlertidige overnatninger. Førhen skulle Lolland Falster Brandvæsen modtage ansøgning, nu er det via kommunen.

Overnatninger på eksempelvis skoler, idrætshaller eller børnehaver skal meddeles til Byggeri og Ejendomme senest 14 dage før første overnatningsdøgn. Du kan læse mere om reglerne og meddele overnatningen via denne side.

Driftsansvarlig

Den driftsansvarlige på stedet, hvor der overnattes, bærer ansvaret for at udpege de lokaler, hvor der må overnattes. Samtidig skal den driftsansvarlige sikre sig, at alle regler overholdes, når overnatningen finder sted.

Regler

Der er nogle få regler, som skal overholdes, mens der overnattes i bygningen. Du skal bl.a. have tilgængeligt brandslukningsmateriel, ophængt brand- og evakueringsinstruks samt velfungerende og serieforbundne røgalarmer. Dine flugtveje skal være sikre og de brandmæssige forhold skal du kontrollere inden I overnatter på stedet. Hvis der overnatter mere end 150 personer skal du også have fast vågen vagt. Hvis I overnatter flere end 50 personer i et rum, skal der udarbejdes en belægningsplan.